Personal Data Protection

1.0

INTRODUCTION

Hong Leong Group – which comprises GuoLine Capital Assets Limited, Hong Leong Company (Malaysia) Berhad and their direct and indirect subsidiaries (the company hiring the employee shall hereinafter be referred to as “the Company” and “we” refer to such Company) – care about your personal data protection.

This Employee Personal Data Protection Notice (“Notice”) outlines how the Company processes your personal data from the point we collect, use, share and dispose of your personal data and the security measures that we established to ensure your personal data is well protected.

In this Notice:

(a)        “PDPA” means the Malaysian Personal Data Protection Act 2010 and the regulations, standards and codes issued pursuant thereto from time to time;

(b)        “Personal Data” shall mean any information relating directly or indirectly to an individual who is identified or can be identified from that information, and also includes Sensitive Personal Data; and

(c)      “Sensitive Personal Data”, means any Personal Data consisting of information as to the physical or mental health or condition of an individual, his/her political opinions, his/her religious beliefs or other beliefs of a similar nature, the commission or alleged commission by him/her or any offence or any other personal data as may be gazetted pursuant to the PDPA from time to time.

2.0

COLLECTION OF PERSONAL DATA

We collect the following personal information about you for the purposes described in this notice:

(a)   Personal details: your title, name, previous or maiden name, gender, race or ethnicity, nationality, marital status, religion, date of birth, age, personal contact details, national ID number, eligibility-to-work information, passport, driving licence, languages spoken; emergency contact information, physical or mental health or condition, medical records or details of any disability. Personal details collected include information on your family members such as their name, gender, marital status, date of birth, age, address, national ID number, details of any disability, employment or education status. “Family members” include legal spouse(s), legal children (birth, adoptive or stepchildren), parents and siblings.

(b)   Recruitment and selection information: skills and experience, education, qualifications, references, curriculum vitae (“CV”) and application, interview and assessment data, background and verification information related to the outcome of your application, details of any offer made to you, former employers and information on your previous employment;

(c)    Information related to your engagement: contract of employment or engagement, work contact details, employee or payroll number, photograph, work location, your employee ID and various system IDs, your work biography, your assigned business unit or group, your reporting line, your employee/contingent worker type, your termination/contract end date, the reason for termination, your last day of work and exit interviews;

(d)     Regulatory information: past criminal convictions under any law relating to companies, financial services, capital markets, prevention of money laundering or terrorism financing, and for offences involving dishonesty or fraud under any law, whether in or outside Malaysia, as well as pending criminal investigations, inquiries or criminal charges or any other criminal proceedings against you;

(e)    Remuneration and benefits information: your remuneration information (including salary/hourly plan/contract pay/fees information as applicable, allowances, overtime, bonus and commission plans), payments for leave, bank account details, grade, tax information, details of any benefits you receive or are eligible for, benefit coverage start date, expense claims and payments, information and agreements;

(f)         Leave and absence management information: attendance records, absence records, holiday dates, requests and approvals and information related to family leave or other special or statutory leave, absence history, fit notes (written opinion by a medical professional on the employee’s fitness for work), details of incapacity, details of work impact and adjustments, manager and Human Resources (“HR”) communications, return to work interviews;

(g)  Performance management information: colleague and manager feedback on your performance, your appraisals and performance review information, outcomes and objectives, talent programme assessments and records, succession plans, formal and informal performance management process records;

(h)       Training and development information: data relating to training and development needs or training received or assessments completed;

(i)      Monitoring information (to the extent authorised by applicable laws): closed circuit television (“CCTV”) footage, system and building login and access records, photo on access card, download and print records, call or meeting recordings, information captured by information technology (“IT”) security programmes and filters, industrial court checks and cyber vetting;

(j)          Employee claims, complaints and disclosures information: subject matter of employment or contract-based litigation and complaints, pre-claim conciliation, communications, settlement discussions, claim proceeding records, employee involvement in incident reporting and disclosures;

(k)    Equality and diversity information (where authorised by law and consent provided voluntarily): information regarding age, nationality, religious belief, gender, ethnicity and/or race;

(l)     Financial information: financial information obtained through declarations or background screenings, including credit defaults or litigation, bankruptcy, business interest, directorship, shareholding and asset declaration (where relevant for senior employees).

3.0

SOURCE OF PERSONAL DATA COLLECTION

We gather your personal data from a variety of sources to the extent authorised by law, (including but not limited to):

(a)        Directly from you – Employee Service Portal, HR documentation and activities, line manager or colleagues, employment application forms, curriculum vitae, statutory declarations, letter of offer, employment contract, periodic update of employee information or personal particulars; forms and templates related to the provision of HR services such as training and employee benefits;

(b)  Third parties – references from previous employers, medical reports from external professionals/service providers, information from tax authorities, benefits providers or where we employ a third party to carry out a background check (where authorised by applicable law) or, occasionally, from clients; and

(c)     Monitoring devices – building and location access control and monitoring systems, CCTV, telephone logs and recordings, instant message logs and, email and Internet access logs.

Where we ask you to provide personal information to us on a mandatory basis, we will inform you of this at the time of collection, and, if information is required by contract or regulation, this will be indicated. The failure to provide mandatory information will mean that we cannot carry out certain HR processes in relation to your employment with the Company. For example, if you do not provide us with your bank account details, we will not be able to process your salary payment and/or other benefits to which you may be entitled to.

If you provide personal data about your family members or any third-party individual to the Company, you are deemed to have obtained the necessary consent from that third party to share and transfer his/her personal data to the Company, and for the Company to process that data in accordance with this Notice.

4.0

REASONS FOR PERSONAL DATA COLLECTION

Your personal data may be used or processed in relation to/for the purposes set out below as well as any other incidental and associated purposes relating thereto. Failure to provide your personal data when requested may prevent us from being able to carry out these tasks and/or comply with our legal obligations.

(a)   Employment administration purposes

To use primarily for the purposes of managing our employment or working relationship with you, and to fulfill our obligations under your employment contract, or applicable policies, including on-boarding, payroll, conducting training, benefits administration, insurance administration, pension and retirement administration, managing annual and other types of leave, tax reporting, and the like;

(b)   Business purposes

(i)  To use when it is necessary for other legitimate purposes, such as general HR administration, maintaining our global directory of employees and external staff, general business management and operations, disclosures for auditing and reporting purposes, measuring employee sentiment, internal investigations, management of network and information systems security, business operations, security, building management, provision and improvement of employee services and facilities, physical security and cybersecurity, data protection, for global diversity and inclusion initiatives, to protect the life and safety of employees and others and in connection with the sale, assignment or other transfer of all or part of our business; or

(ii)   To use in relation to business data and other workplace usage, device and content data for organisational and individual analytics as well as data insight purposes to improve our business operations, manager capability, and the employee experience. We may also use special applications and systems that record employee performance metrics for business operations purposes as well as for the purposes of reviewing, rewarding and coaching employees on their performance and for administration and assessment of training. We may also process your personal data to investigate potential violations of law or violations of our internal policies;

(iii) To administer any employee-related events, competitions or promotions including to promote and market services and products of the Hong Leong Group and selected business partners and for the provision or such services and products;

(iv) For  any actual or proposed merger, sale or transfer of any part of the Hong Leong Group’s interests, assets, obligations, business and/or operations.

(c)    Legal purposes

(i)      To use when necessary to comply with laws and regulations, including but not limited to collecting and disclosing personal data as required by law (e.g., for minimum wage, working time, tax, health and safety); or

(ii)     To use for prevention, investigation, reporting of any criminal or other unlawful activities, or for the enforcement of or to defend the Company’s legal rights;

(iii)    To comply with any contractual obligations.

 5.0

PROCESSING OF PERSONAL DATA

For the purposes indicated under paragraph 4.0 above, your personal data may be disclosed to:

(a)   Any companies within the Hong Leong Group;

(b)   Advisers, consultants, authorised third parties or agents, including suppliers and service providers who provide services to or for and on behalf of the Company;

(c)    Any other person reasonably requiring the same in order for us to carry out the above purposes; and/or

(d)   The stock exchange, government, regulator or law enforcement authorities.

As we operate internationally and use various local and international partners and service providers to provide certain services or digital infrastructure, your personal data may be transferred, held or processed outside of the jurisdiction where you are employed or perform work at.

6.0

SECURITY MEASURES

We use appropriate technical and organisational security measures to protect the security of your personal data both online and offline including the implementation of access controls, implementation of firewalls, network intrusion detection and use of cybersecurity software. Please note that no system is completely secure. So, while we strive to protect your data, we cannot guarantee that unauthorised access, hacking, data loss or a data breach will never occur.

We require our advisors, consultants, agents and third-party service providers who process your personal data to keep the personal data confidential, to apply the appropriate technical and organisational security measures to protect the personal data and to comply with the requirements under the PDPA in respect of such personal data.

7.0

PERSONAL DATA RETENTION PERIOD

We will retain your personal data as long as:

(a)   We have an ongoing employment relationship with you and for the purposes for which it was collected and processed;

(b)   Required by legal obligations to which we are subject to;

(c)    Required to safeguard our legal position, i.e. establishing enforcing and exercising our legal rights, and defending against legal claims;

(d)   As necessary to meet our legitimate business needs (such as for forecasting, planning, follow-up, retention of disciplinary records or ex-employee records for re-employment etc); and

(e)   As required to fulfill our legal obligation to provide reference checks for ex-employees.

8.0

YOUR RIGHTS

You have the right to:

(a)   Check the type of personal data held about you, and the right to request for a copy of and access to such personal data;

(b)   Require the Company to correct, amend or update any personal data relating to you which is inaccurate, incomplete, misleading or out-of-date;

(c)    Stop any direct marketing or promotional materials from the Company and/or any of the companies within Hong Leong Group to you; and

(d)   Withdraw consent for the Company to process your personal data, unless such information is necessary in relation to your employment with the Company, or required by law or regulations or any governmental or regulatory authorities. Note that withdrawal of consent will prevent the Company from performing the purposes set out in paragraph 4.0 above in relation to your employment with the Company.

NOTIS PELINDUNGAN DATA PERIBADI PEKERJA

1.0

PENGENALAN

Kumpulan Hong Leong – yang terdiri daripada GuoLine Capital Assets Limited, Hong Leong Company (Malaysia) Berhad dan subsidiari langsung dan tidak langsung mereka (syarikat yang mengambil pekerja selepas ini akan dirujuk sebagai “Syarikat” dan “kami” merujuk kepada Syarikat tersebut) – mengambil berat terhadap perlindungan data peribadi anda.

Notis Perlindungan Data Peribadi Pekerja (“Notis”) ini menggariskan cara Syarikat memproses data peribadi anda bermula dari  mengumpul, mengguna, berkongsi dan melupuskan data peribadi anda, serta langkah keselamatan yang kami tetapkan untuk memastikan bahawa data peribadi anda dilindungi dengan baik.

Dalam Notis ini:

(a)   “PDPA” bermaksud Akta Perlindungan Data Peribadi Malaysia 2010 dan peraturan, standard dan kod yang dikeluarkan menurutnya dari semasa ke semasa;

(b)   “Data Peribadi” bermaksud sebarang maklumat yang berkaitan secara langsung atau tidak langsung dengan individu yang dikenal pasti atau boleh dikenal pasti daripada maklumat tersebut, dan juga termasuk Data Peribadi Sensitif; dan

(c)  “Data Peribadi Sensitif”, mendefinasikan data peribadi sensitif sebagai maklumat tentang kesihatan atau keadaan fizikal atau mental atau keadaan seseorang individu, pendapat politiknya, kepercayaan agamanya atau kepercayaan lain yang serupa, perlakuan atau penyataan perlakuan apa-apa kesalahan seseorang individu atau mana-mana data peribadi lain yang mungkin diwartakan di bawah PDPA dari semasa ke semasa.

2.0

PENGUMPULAN DATA PERIBADI

Kami mengumpul maklumat peribadi tentang anda seperti berikut untuk tujuan yang diterangkan dalam notis ini:

(a)   Butiran peribadi: gelaran, nama, nama terdahulu atau nama keluarga sebelum berkahwin, jantina, bangsa atau etnik, kewarganegaraan, status perkahwinan, agama, tarikh lahir, umur, maklumat untuk dihubungi , nombor kad pengenalan kebangsaan, maklumat kelayakan untuk bekerja, pasport, lesen memandu, bahasa yang dituturkan; maklumat untuk dihubungi semasa  kecemasan, kesihatan atau keadaan fizikal atau mental, rekod perubatan atau butiran sebarang kekurangan upaya. Butiran peribadi yang dikumpul termasuk maklumat tentang ahli keluarga anda seperti nama, jantina, status perkahwinan, tarikh lahir, umur, alamat, nombor kad pengenalan kebangsaan, butiran tentang sebarang kekurangan upaya, pekerjaan atau status pendidikan. “Ahli keluarga” termasuk pasangan yang sah, anak yang sah (iaitu anak kandung, anak angkat atau anak tiri), ibu bapa dan adik beradik.

(b)   Maklumat pengambilan dan pemilihan pekerja: kemahiran dan pengalaman, pendidikan, kelayakan, rujukan, vitae kurikulum (“CV”) dan permohonan, data temu duga dan penilaian, latar belakang dan pengesahan maklumat yang berkaitan dengan keputusan permohonan anda, butiran sebarang tawaran yang diberi kepada anda, bekas majikan dan maklumat tentang pekerjaan terdahulu anda;

(c)   Maklumat yang berkaitan dengan pengambilan anda: kontrak pekerjaan atau pengambilan berkerja, butiran hubungan pekerjaan, nombor rujukan  pekerja atau gaji (payroll), gambar, lokasi tempat kerja, nombor rujukan pekerja dan pelbagai nombor  sistem pengenalan diri  biografi kerja,, unit atau jabatan perniagaan yang ditugaskan kepada pekerja/kumpulan, rangkaian laporan kerja, jenis pekerja/jenis pekerja kontingen ,tarikh tamat penggajian/kontrak anda, punca penamatan kerja, tarikh akhir bertugas   dan temu duga sebelum penamatan kerja;

(d)   Maklumat kawal selia: sabitan jenayah lampau di bawah mana-mana undang-undang yang berkaitan dengan syarikat, perkhidmatan kewangan, pasaran modal, pencegahan pengubahan wang haram atau pembiayaan pengganasan, dan untuk kesalahan yang melibatkan ketidakjujuran atau penipuan di bawah mana-mana undang-undang, sama ada di dalam atau di luar Malaysia, serta apa-apa siasatan jenayah, inkuiri atau pertuduhan jenayah atau sebarang prosiding jenayah lain yang sedang dijalankan terhadap anda.

(e)   Maklumat imbuhan (gaji) dan manfaat pekerja: maklumat imbuhan anda (termasuk maklumat gaji/pelan gaji mengikut jam/gaji kontrak/yuran yang berkenaan, elaun, bayaran lebih masa, bonus dan pelan komisen), bayaran untuk cuti, butiran akaun bank, gred, maklumat cukai, butiran sebarang manfaat yang anda terima atau layak untuk menerima, tarikh permulaan kelayakan manfaat, tuntutan dan pembayaran perbelanjaan, maklumat dan perjanjian;

(f)    Maklumat pengurusan cuti dan ketidakhadiran: rekod kehadiran, rekod ketidakhadiran, tarikh cuti, permohonan dan kelulusan serta maklumat cuti yang berkaitan dengan keluarga atau cuti khas atau cuti berkanun lain, sejarah ketidakhadiran, nota kesesuaian (pendapat bertulis oleh profesional perubatan tentang kesesuaian untuk bekerja), butiran ketidakupayaan, butiran impak  kerja dan penyelarasan kerja, komunikasi dengan pengurus anda dan bahagian Sumber Manusia (“HR”), temuduga untuk kembali ke tempat kerja;

(g)   Maklumat pengurusan prestasi: maklum balas daripada rakan sekerja dan pengurus tentang prestasi anda, maklumat penilaian dan semakan prestasi anda, hasil dan objektif, penilaian dan rekod program pengurusan bakat, pelan penggantian, rekod proses pengurusan prestasi secara formal dan tidak formal;

(h)   Maklumat latihan dan pembangunan: data yang berkaitan dengan keperluan latihan dan pembangunan atau latihan yang diterima atau penilaian yang telah dijalani;

(i)    Maklumat pemantauan (setakat yang dibenarkan oleh undang-undang yang berkenaan): rakaman televisyen litar tertutup (“CCTV”), log masuk sistem dan bangunan serta rekod akses, foto pada kad akses, rekod muat turun dan pencetakan, rakaman panggilan atau mesyuarat, maklumat yang dirakam oleh program dan penapis keselamatan teknologi maklumat (“IT”), semakan mahkamah perusahaan dan semakan siber;

(j)    Maklumat tuntutan, aduan dan pendedahan pekerja: perkara berkaitan dengan pekerjaan atau litigasi berasaskan kontrak dan aduan, pendamaian pra-tuntutan, komunikasi, perbincangan penyelesaian, rekod prosiding tuntutan, penglibatan pekerja dalam pelaporan insiden dan pendedahan;

(k)   Maklumat kesaksamaan dan kepelbagaian (jika dibenarkan oleh undang-undang dan persetujuan diberikan secara sukarela): maklumat  berkaitan umur, kewarganegaraan, kepercayaan agama, jantina, etnik dan/atau bangsa;

Maklumat kewangan: maklumat kewangan yang diperolehi melalui pengisytiharan atau pemeriksaan latar belakang, termasuk gagal membayar hutang atau litigasi, kebankrapan, kepentingan perniagaan, penyenaraian sebagai pengarah, pegangan saham dan pengisytiharan aset (jika berkaitan untuk pekerja peringkat atasan).

3.0

SUMBER PENGUMPULAN DATA PERIBADI

Kami mengumpul data peribadi anda daripada pelbagai sumber setakat yang dibenarkan oleh undang-undang (termasuk tetapi tidak terhad kepada):

(a)   Terus daripada anda – Portal Perkhidmatan Pekerja, dokumentasi dan aktiviti HR, pengurus anda atau rakan sekerja, borang permohonan pekerjaan, CV, akuan berkanun, surat tawaran, kontrak pekerjaan, kemas kini berkala maklumat pekerja atau butiran peribadi; borang dan template yang berkaitan dengan perkhidmatan HR seperti latihan dan manfaat pekerja;

(b) Pihak ketiga – rujukan daripada majikan terdahulu, laporan perubatan daripada profesional/penyedia perkhidmatan luar, maklumat daripada pihak berkuasa cukai, pembekal manfaat pekerja atau di mana kami melantik pihak ketiga untuk menjalankan semakan latar belakang (yang dibenarkan oleh undang-undang yang berkenaan) atau sekali-sekala, daripada pelanggan; dan

(c)    Peranti pemantauan – kawalan akses dan pemantauan bangunan dan lokasi, CCTV, log telefon dan rakaman, log mesej segera dan log akses e-mel dan Internet.

Apabila kami meminta anda untuk memberikan maklumat peribadi kepada kami secara mandatori, kami akan memberitahu anda tentang perkara ini pada masa pengumpulan data  dan jika maklumat diperlukan oleh kontrak atau peraturan,  ini akan di nyatakan. Kegagalan untuk memberikan maklumat mandatori bermakna kami tidak boleh menjalankan proses-proses tertentu HR yang berkaitan dengan penggajian anda dengan Syarikat. Sebagai contoh, jika anda tidak memberikan butiran akaun bank anda kepada kami, kami tidak akan dapat memproses bayaran gaji anda dan/atau manfaat lain yang anda mungkin layak di terima.

Jika anda memberikan data peribadi tentang ahli keluarga anda atau mana-mana individu pihak ketiga kepada Syarikat, anda adalah dianggap telah mendapat kebenaran yang diperlukan daripada pihak ketiga tersebut untuk berkongsi dengan Syarikat, dan untuk Syarikat untuk memproses data tersebut mengikut Notis ini.

4.0

TUJUAN PENGUMPULAN DATA PERIBADI

Data peribadi anda mungkin digunakan atau diproses berhubung dengan/untuk tujuan yang dinyatakan di bawah serta sebarang tujuan sampingan dan berkaitan lain yang berkaitan dengannya. Kegagalan untuk memberikan data peribadi anda apabila diminta boleh menghalang kami daripada menjalankan tujuan-tujuan berikut dan/atau untuk mematuhi kewajipan mengikut undang-undang kami.

(a)   Tujuan pentadbiran pekerjaan

Untuk penggunaan terutamanya untuk tujuan menguruskan hubungan penggajian atau pekerjaan kami dengan anda, dan untuk memenuhi kewajipan kami di bawah kontrak pekerjaan anda, atau polisi yang berkenaan, termasuk kemasukan pekerja (on-boarding), gaji (payroll), menjalankan latihan, pentadbiran manfaat, pentadbiran insurans, pencen dan pentadbiran persaraan, pengurusan cuti tahunan dan jenis-jenis cuti yang lain, pelaporan cukai, dan seumpamanya.

(b)   Tujuan perniagaan

(i) Untuk digunakan apabila perlu untuk tujuan sah yang lain, seperti pentadbiran am HR, mengekalkan direktori global pekerja dan kakitangan luar, pengurusan dan operasi perniagaan am, pendedahan untuk tujuan audit dan laporan, tinjauan sentimen pekerja, siasatan dalaman, pengurusan rangkaian dan keselamatan sistem maklumat, operasi perniagaan, keselamatan, pengurusan bangunan, penyediaan dan penambahbaikan perkhidmatan dan kemudahan pekerja, keselamatan fizikal dan keselamatan siber, perlindungan data, untuk inisiatif kepelbagaian dan inklusif global, untuk melindungi nyawa dan keselamatan pekerja dan orang lain, dan untuk tujuan yang berkaitan dengan penjualan, penyerahan hak atau pemindahan semua atau sebahagian daripada perniagaan kami; atau

(ii) Untuk digunakan berhubung dengan data perniagaan dan penggunaan lain di tempat kerja, peranti dan data untuk tujuan analisis organisasi dan individu serta cerapan data untuk menambahbaikkan operasi perniagaan kami, keupayaan pengurus dan pengalaman pekerja. Kami juga mungkin menggunakan aplikasi dan sistem khas yang merekodkan metrik prestasi pekerja untuk tujuan operasi perniagaan serta untuk tujuan menyemak, memberi ganjaran dan melatih pekerja berhubung prestasi kerja mereka dan untuk pentadbiran dan penilaian latihan. Kami juga mungkin memproses data peribadi anda untuk menyiasat kemungkinan pelanggaran undang-undang atau pelanggaran dasar dalaman kami.

(iii) Untuk mentadbir sebarang acara, pertandingan atau promosi yang berkaitan dengan pekerja termasuk untuk mempromosi dan memasarkan perkhidmatan dan produk Kumpulan Hong Leong dan rakan kongsi perniagaan terpilih dan untuk penyediaan atau perkhidmatan dan produk tersebut.

(iv) Untuk sebarang penggabungan, penjualan atau pemindahan mana-mana bahagian kepentingan, aset, obligasi, perniagaan dan/atau operasi Kumpulan Hong Leong, sama ada sebenar atau cadangan.

(c)   Tujuan perundangan

(i) Untuk digunakan, apabila ada keperluan, untuk mematuhi undang-undang dan peraturan, termasuk tetapi tidak terhad kepada mengumpul dan mendedahkan data peribadi seperti yang dikehendaki oleh undang-undang (cth., untuk gaji minima, masa bekerja, cukai, kesihatan dan keselamatan); atau

(ii) Untuk digunakan untuk pencegahan, penyiasatan, pelaporan sebarang jenayah atau aktiviti yang menyalahi undang-undang lain, atau untuk penguatkuasaan atau untuk mempertahankan hak Syarikat di bawah undang-undang.

(iii) Untuk mematuhi sebarang kewajipan di bawah kontrak

5.0

PEMPROSESAN DATA PERIBADI

Untuk tujuan yang dinyatakan di bawah perenggan 4.0 di atas, data peribadi anda mungkin didedahkan kepada:

(a)   Mana-mana syarikat dalam Kumpulan Hong Leong;

(b)   Penasihat, perunding, pihak ketiga atau ejen-ejen yang diberi kuasa, termasuk pembekal dan penyedia perkhidmatan yang menyediakan perkhidmatan kepada atau untuk dan/atau bagi pihak Syarikat;

(c)    Mana-mana orang lain yang mempunyai keperluan perkara yang sama agar kami dapat melaksanakan tujuan di atas; dan/atau

(d) bursa saham, kerajaan, pengawal selia atau pihak berkuasa perundangan.

Memandangkan kami beroperasi di peringkat antarabangsa dan menggunakan pelbagai rakan kongsi dan penyedia perkhidmatan tempatan dan antarabangsa untuk menyediakan perkhidmatan atau infrastruktur digital tertentu, data peribadi anda mungkin dipindahkan,  digunakan atau diproses di luar bidang kuasa tempat anda bekerja atau melakukan kerja.

6.0

LANGKAH-LANGKAH KESELAMATAN

Kami menggunakan langkah-langkah keselamatan teknikal dan langkah keselamatan organisasi yang bersesuaian untuk melindungi keselamatan data peribadi anda dalam talian dan luar talian termasuk pelaksanaan kawalan akses, pelaksanaan tembok api (firewall), pengesanan pencerobohan rangkaian dan penggunaan perisian keselamatan siber. Sila ambil perhatian bahawa tiada sistem yang benar-benar selamat sepenuhnya. Oleh itu, walaupun kami berusaha untuk melindungi data anda, kami tidak dapat menjamin bahawa tidak akan berlaku sebarang akses tanpa kebenaran, penggodaman, kehilangan data atau pelanggaran data.

Kami mewajibkan penasihat, perunding, ejen dan penyedia perkhidmatan pihak ketiga kami yang memproses data peribadi anda untuk merahsiakan data peribadi, menggunakan langkah keselamatan teknikal dan organisasi yang sesuai untuk melindungi data peribadi dan mematuhi keperluan di bawah PDPA dalam menghormati data peribadi tersebut.

7.0

TEMPOH PENYIMPANAN DATA PERIBADI

Kami akan mengekalkan data peribadi anda selagi:

(a)   Kami mempunyai hubungan pekerjaan yang berterusan dengan anda dan untuk tujuan ia dikumpul dan diproses;

(b)   Dikehendaki di bawah kewajipan undang-undang yang kami tertakluk kepadanya;

(c)    Dikehendaki untuk melindungi kedudukan perundangan kami, iaitu mewujud, menguatkuasa dan melaksana hak perundangan kami, dan pertahanan terhadap tuntutan perundangan;

(d)   Sepertimana yang diperlukan untuk memenuhi keperluan perniagaan kami yang sah (seperti untuk ramalan, perancangan, susulan, pengekalan rekod tatatertib atau rekod bekas pekerja untuk tujuan penggajian semula dll); dan

Seperti yang diperlukan untuk memenuhi kewajipan perundang kami untuk menyediakan semakan rujukan untuk bekas pekerja.

8.0

HAK ANDA

Anda mempunyai hak untuk:

(a)   Menyemak jenis data peribadi anda yang dipegang, dan hak untuk meminta salinan dan akses kepada data peribadi tersebut;

(b)   Memerlukan Syarikat untuk membetulkan, meminda atau mengemas kini sebarang data peribadi yang berkaitan dengan anda yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau lapuk;

(c)    Menghentikan sebarang bahan pemasaran atau promosi langsung daripada Syarikat dan/atau mana-mana syarikat dalam Kumpulan Hong Leong kepada anda; dan

(d)   Menarik balik kebenaran untuk Syarikat memproses data peribadi anda, melainkan maklumat tersebut adalan diperlukan untuk peggajian anda dengan Syarikat, atau dikehendaki dibawah undang-undang atau peraturan atau mana-mana pihak berkuasa kerajaan atau kawal selia. Ambil perhatian bahawa penarikan balik persetujuan akan menghalang Syarikat daripada melaksanakan tujuan yang dinyatakan dalam perenggan 4.0 di atas berhubung dengan pekerjaan anda dengan Syarikat.