Privacy

1. All employees of the Company (whether temporary, part-time, fixed-term or permanent, trainees, seconded staff) may be required to supply the Human Resource Department with data about themselves and their family members (together “Data”). Such Data is needed in connection with their employment and the provision of Staff Benefits (if applicable) (which include insurance, medical scheme and all other services and benefits provided from time to time).

2. Additional Data may also be collected during the period of their employment with the Company and through the provision and utilisation of the services and other benefits provided as Staff Benefits. Data may also be acquired from publicly available sources, from within the Hong Leong Group (as defined below) and from such other sources whereby consent had been given by the employee to the disclosure of Data to the extent permitted by law.

3. The Data that may be collected include (but is not limited to) the employee’s name, photographs, NRIC number/passport number (for foreigners), driver license, gender, race or ethnicity, religious beliefs, dates of birth, marital status, address, personal e-mail address, education details, telephone number, bank account details, financial position, declaration of business interest and directorship, family members and personal information about them, CCTV recordings and other information obtained through electronic means such as credit card transactions records, photographs, videos, the employee’s qualifications, employment history, information about the employee’s health, biometric data, information on compensation claims and information about any criminal convictions/allegations and offences.

4. If the employee provides data about their family members or any third-party to the Company, the employee represents and warrants that he/she has obtained the necessary consent from that third party to share and transfer his/her personal data to the Company, and for the Company to collect, use and disclose that data in accordance with this Privacy Notice.

5. Failure to supply such Data may prevent the Company from carrying out the purposes permitted in paragraph 6 below. The Company will not assume any liability in respect of incorrect Data provided by employees.

6. The purposes for which the Data may be used are as follows:

(a) human resource management;

(b) in the course of the Company’s business;

(c) operating appropriate internal control and security arrangements and procedures to protect the business operation of the Company;

(d) to conduct relevant background checks as the Company and its appointed agents may deem relevant and necessary throughout the employment, and may include, but is not limited to, the following areas:

• • • employment records which covers all former employers and, where relevant, as per any applicable regulatory requirement;
    • workers compensation/claims;
    • criminal history records (from local, state, federal, international and other law enforcement agencies’ records);
    • wants and warrants records;
    • motor vehicle records;
    • educational verification;
    • license verification;
    • business interest and directorship;
    • any records with Bank Negara Malaysia’s Central Credit Reference Information System;
    • financial checks with the Credit Reporting Agencies (as defined under the Credit Reporting Agency Act 2010);
    • civil cases; and
    • checks with the MACC Corruption Offenders Database;

(e) education, training and development requirements;

(f) to conduct data analytics studies;

(g) promoting products and services of the Company or any member of the Hong Leong Group;

(h) meeting any legal, governmental or regulatory requirements;

and any other purposes relating to the above.

7. Data held by the Company will be kept confidential but the Company may provide such Data to:

(a) the companies within the Hong Leong Group;

(b) any third party dealing with the Company in the course of the Company’s business;

(c) any agent, contractor, consultant, or third-party service provider who provides Staff Benefits provision and administration, IT services, data processing, analysis, data storage, security vetting, outsourcing or other services to the Company;

(d) lawyers, auditors, tax advisors, banks, and other professional advisors,

(e) insurance companies;

(f) any person or corporation to whom the Company merges, sells, or transfers or proposes to merge, sell or transfer any part of its interests, assets, obligations, business and/or operations;

(g) any other person under a duty of confidentiality to the Company;

(h) Bursa Malaysia Securities Berhad (“Bursa Malaysia”) or any governmental or regulatory bodies and their related entities. The Personal Data Notices of such bodies or entities shall also apply to the Data. In respect of Bursa Malaysia, and its related entities please refer to the Bursa Malaysia website for copies of the applicable Personal Data Notices;

(i) any party, person or authority as may be authorized by law to obtain such information, or any governmental or regulatory bodies;

and any other person(s) reasonably requiring the same in order for the Company to carry out the purposes permitted in paragraph 6 above.

The Company may disclose Data to any or all of the parties stated above and may do so notwithstanding the recipient’s place of business is outside Malaysia, or that such information following disclosure will be collected, held, processed or used by such recipient in whole or in part outside Malaysia.

8. Under and in accordance with the provisions of the Personal Data Protection Act 2010 (Act), any individual:

(a) has the right to check whether the Company holds data about him and the right of access to such data;

(b) has the right to require the Company to correct any data relating to him which is inaccurate; and

(c) has the right to ascertain the Company’s policies and practices in relation to data and to be informed of the type of personal data held by the Company.

9. Requests for access to data or correction of data or for information regarding policies and practices and type of data held are to be addressed is the Head of Human Resource of the Company.

10. If employees do not want to receive any direct marketing or follow up regarding products and special promotions from the Company and the Hong Leong Group, they should notify the Head of Human Resource in writing.

11. In this policy, “Company” shall mean the company that the employee is employed by; and “Hong Leong Group” shall mean GuoLine Capital Assets Limited, Hong Leong Company (Malaysia) Berhad and their direct and indirect subsidiaries.

Changes to this Employees Privacy Notice

Changes may from time to time be made to this Employees Privacy Notice. Any changes will be posted on the Company’s website or internal database. Please re-visit this Privacy Notice from time to time to learn of any such changes.

December 2021

Polisi Privasi Pekerja Kumpulan Hong Leong (“Polisi Privasi Pekerja”)

1. Semua pekerja Syarikat (sama ada sementara, sambilan, jangka tetap atau tetap, pelatih, penukaran kakitangan sementara) mungkin perlu membekalkan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia dengan data mengenai diri mereka dan ahli keluarga mereka (bersama-sama dikenali sebagai “Data”). Data tersebut diperlukan sehubungan dengan pekerjaan mereka dan penyediaan Manfaat Kakitangan (jika ada) (yang merangkumi insurans, skim perubatan dan semua perkhidmatan dan manfaat lain yang disediakan dari semasa ke semasa).

2. Data Tambahan juga mungkin dikumpulkan sepanjang tempoh masa pekerjaan mereka dengan Syarikat dan melalui penyediaan dan penggunaan perkhidmatan dan faedah lain yang diberikan sebagai Manfaat Kakitangan. Data juga mungkin diperoleh daripada sumber-sumber awam, daripada Kumpulan Hong Leong (seperti yang ditakrifkan di bawah) dan dari sumber lain sepertimana persetujuan telah diberikan oleh pekerja untuk penzahiran Data tersebut sejauh yang dibenarkan oleh undang-undang.

3. Data yang mungkin dikumpulkan termasuk (tetapi tidak terhad kepada) nama, gambar, nombor kad pengenalan / pasport (untuk orang asing), lesen memandu, jantina, bangsa atau etnik, kepercayaan agama, tarikh lahir, status perkahwinan , alamat, alamat e-mel peribadi, maklumat pendidikan, nombor telefon, butiran akaun bank, kedudukan kewangan, pengisytiharan kepentingan perniagaan dan pengarahan, ahli keluarga dan maklumat peribadi tentang mereka, rakaman CCTV dan maklumat lain yang diperoleh melalui cara elektronik seperti rekod transaksi kad kredit, gambar, video, kelayakan pekerja, sejarah pekerjaan, maklumat mengenai kesihatan pekerja, data biometrik, maklumat mengenai tuntutan pampasan dan maklumat mengenai sabitan / tuduhan dan kesalahan jenayah.

4. Sekiranya pekerja memberikan data mengenai ahli keluarga mereka atau pihak ketiga kepada Syarikat, pekerja tersebut membuat representasi dan menjamin bahawa dia telah memperolehi persetujuan yang perlu daripada pihak ketiga tersebut untuk berkongsi dan memindahkan data peribadinya ke Syarikat, dan bagi Syarikat untuk mengumpul, menggunakan dan mendedahkan data tersebut sesuai dengan Notis Privasi ini.

5. Kegagalan untuk membekalkan Data tersebut akan menghindarkan Syarikat daripada menjalankan tujuan-tujuan yang dibenarkan dalam perenggan 6 di bawah. Syarikat tidak akan menanggung apa-apa liabiliti berkenaan Data yang dibekalkan oleh pekerja yang tidak betul.

6. Data mungkin akan digunakan bagi tujuan-tujuan yang berikut:

(a) pengurusan sumber manusia;

(b) dalam urusan perniagaan Syarikat;

(c) mengendalikan kawalan dalaman sesuai dan aturan keselamatan dan prosedur untuk melindungi operasi perniagaan Syarikat;

(d) menjalankan pemeriksaan latar belakang yang relevan sepertimana Syarikat dan ejen yang dilantiknya boleh menganggap relevan dan perlu sepanjang pekerjaan, dan mungkin termasuk, tetapi tidak terhad kepada, bidang-bidang berikut:

• rekod pekerjaan yang merangkumi semua bekas majikan dan, di mana relevan, mengikut peraturan-peraturan yang terpakai;
• pampasan / tuntutan pekerja;
• rekod sejarah jenayah (dari rekod-rekod agensi penguatkuasaan undang-undang tempatan, negeri, persekutuan, antarabangsa dan lain-lain);
• rekod kehendak dan waran;
• rekod kenderaan bermotor;
• pengesahan pendidikan;
• pengesahan lesen;
• kepentingan perniagaan dan pengarahan;
• sebarang rekod dengan Sistem Maklumat Rujukan Kredit Pusat Bank Negara Malaysia;
• pemeriksaan kewangan dengan Agensi-agensi Pelaporan Kredit (sebagaimana ditakrifkan di bawah Akta Agensi Pelaporan Kredit 2010)
• kes sivil; dan
• semakan Pangkalan Data Pesalah Rasuah SPRM;

(e) keperluan pendidikan, latihan dan perkembangan;

(f) untuk menjalankan analisis data;

(g) mempromosikan produk dan perkhidmatan Syarikat atau mana-mana syarikat dalam Kumpulan Hong Leong;

(h) memenuhi mana-mana syarat undang-undang, kerajaan atau pihak berkuasa;

dan apa-apa tujuan lain yang berkaitan dengan perkara di atas.

7. Data yang dipegang oleh Syarikat akan dirahsiakan tetapi Syarikat mungkin akan memberikan Data tersebut kepada:

(a) syarikat-syarikat dalam Kumpulan Hong Leong;

(b) mana-mana pihak ketiga yang berurusan dengan Syarikat dalam urusan perniagaan Syarikat;

(c) mana-mana ejen, kontraktor, perunding, penasihat atau pembekal perkhidmatan pihak ketiga yang menyediakan Manfaat Kakitangan atau pentadbiran, perkhidmatan IT, pemprosesan data, analisis, penyimpanan data, pemeriksaan keselamatan, penyumberan luar atau lain-lain perkhidmatan untuk Syarikat;

(d) peguam, juruaudit, penasihat cukai, bank, dan penasihat profesional lain,

(e) syarikat insurans;

(f) mana-mana orang atau syarikat yang dengannya Syarikat bergabung, menjual, atau memindahkan atau bercadang untuk menggabung, menjual atau memindahkan mana-mana bahagian kepentingan, aset, kewajiban, perniagaan dan / atau operasi;

(g) mana-mana orang lain di bawah kewajipan kerahsiaan Syarikat;

(h) Bursa Malaysia Securities Berhad (“Bursa Malaysia”) atau mana-mana badan kerajaan atau kawalan selia dan entiti-entiti yang berkaitan dengannya. Notis Data Peribadi badan atau entiti tersebut juga hendaklah terpakai bagi Data. Berkenaan dengan Bursa Malaysia, dan entiti-entiti yang berkaitan dengannya, sila rujuk kepada laman web Bursa Malaysia untuk salinan Notis Data Peribadi yang berkenaan;

(i) mana-mana pihak, orang atau pihak berkuasa yang diberi kuasa di bawah undang-undang untuk mendapatkan maklumat tersebut, atau mana-mana badan kerajaan atau kawalan selia;

dan mana-mana orang lain yang memerlukan Data tersebut atas sebab munasabah untuk  Syarikat dapat melaksanakan tujuan-tujuan yang dibenarkan dalam perenggan 6 di atas.

Syarikat boleh menzahirkan Data kepada mana-mana atau semua pihak yang dinyatakan di atas dan mungkin akan berbuat demikian walaupun tempat perniagaan penerima Data berada di luar Malaysia, atau maklumat tersebut yang berikutan dengan penzahiran akan dikumpul, dipegang, diproses atau digunakan oleh penerima Data tersebut secara keseluruhan atau sebahagiannya di luar Malaysia.

8. Mengikut peruntukan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, setiap individu:

(a) mempunyai hak untuk memeriksa sama ada Syarikat menyimpan data mengenai dirinya dan mempunyai hak akses kepada data tersebut;

(b) mempunyai hak untuk meminta Syarikat untuk membetulkan apa-apa data yang berkaitan dengannya yang tidak tepat; dan

(c) mempunyai hak untuk mengetahui polisi-polisi dan amalan-amalan Syarikat yang berkaitan dengan data dan diberitahu tentang jenis data peribadi yang dipegang oleh Syarikat.

9. Permintaan untuk mengakses kepada data atau pembetulan data atau untuk maklumat mengenai polisi-polisi dan amalan-amalan dan jenis data yang dipegang haruslah dialamatkan kepada Ketua Sumber Manusia Syarikat.

10. Sekiranya pekerja tidak mahu menerima pemasaran langsung atau susulan mengenai produk dan promosi istimewa dari Syarikat dan Kumpulan Hong Leong, mereka harus memberitahu Ketua Sumber Manusia secara bertulis.

11. Dalam polisi ini, “Syarikat” bermaksud syarikat yang pekerja itu bekerja dengan; dan “Kumpulan Hong Leong” bermaksud GuoLine Capital Assets Limited, Hong Leong Company (Malaysia) Berhad dan subsidiari langsung dan tidak langsung mereka.

Perubahan pada Notis Privasi Pekerja ini

Perubahan kepada Notis Privasi Pekerja ini boleh dibuat dari semasa ke semasa. Sebarang perubahan akan disiarkan di laman web Syarikat atau pangkalan data dalaman. Sila kunjungi semula Notis Privasi ini dari semasa ke semasa untuk mengetahui perubahan tersebut.

December 2021